Die Situation

Immer mehr geschäftsrelevante Prozesse werden heutzutage in Unternehmen über E-Mail abgewickelt. Daher gilt auch hier, wie für steuerrelevante Geschäftsunterlagen auf Papier, nach GoBD* eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Als originär elektronische Dokumente, die elektronisch Eingang ins Unternehmen finden, sind E-Mails den GoBD entsprechend ausschließlich elektronisch aufzubewahren. Wie kann nun bei der Flut an E-Mails eine revisionssichere Archivierung gewährleistet werden. (*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.)

Die Lösung

»nubo.mailarchive« ist die perfekte Lösung für kleinere und mittlere Unternehmen für die revisionssichere Archivierung von Ihrem gesamten E-Mailverkehr.

Die Archivierung erfolgt denkbar einfach. Wir installieren in Ihrem IT-System ein »nubo.mailarchive Gateway«. Beim Eintreffen einer E-Mail an diesem Gateway wird eine 1:1 Kopie der E-Mail erstellt und an das »nubo.mailarchive« in unserem Rechenzentrum in Metzingen weitergeleitet und dort archiviert. Die originäre E-Mail wird an das entsprechende Postfach des Empfängers versendet. Somit ist der Archivierungsprozess bereits abgeschlossen.

Jeder Benutzer erhält Zugriff auf sein E-Mailarchiv. Dies kann über einen passwortgeschützten Zugang via Webbrowser oder alternativ über ein Outlook-Add-In erfolgen.

Sie können individuell definieren wie lange die E-Mails vorgehalten werden sollen, bevor das System die E-Mails automatisch verwirft. Ebenso können Sie die Zugriffsrechte und -möglichkeiten festlegen.

Mit »nubo.mailarchive« erfüllen Sie die Anforderungen im Umgang mit E-Mails nach GoBD, wie zum Beispiel: E-Mails sind elektronisch aufzubewahren; Dateianhänge sind im Original aufzubewahren; E-Mails sind unverändert zu archivieren; der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren.