Die Situation

Heutzutage werden immer mehr geschäftsrelevante Prozesse via E-Mail abgewickelt.  Daher gelten, wie für steuerrelevante Geschäftsunterlagen auf Papier nach GoBD*, eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Als originär elektronische Dokumente, die elektronisch Eingang ins Unternehmen finden, sind E-Mails den GoBD entsprechend ausschließlich elektronisch aufzubewahren. Wie kann nun bei der Flut an E-Mails eine revisionssichere Archivierung gewährleistet werden? Mit nubo.mailarchive bieten wir Ihnen eine sichere Lösung. (*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.)

Die Lösung

nubo.mailarchive ist die perfekte Lösung für kleinere und mittlere Unternehmen für revisionssichere Archivierung von Ihrem gesamten E-Mail-Verkehr.

Die Archivierung erfolgt denkbar einfach. Wir installieren in Ihrem IT-System ein nubo.mailarchive-Gateway. Beim Eintreffen einer E-Mail an diesem Gateway wird eine 1:1 Kopie der E-Mail erstellt und an das nubo.mailarchive in unserem Rechenzentrum in Metzingen weitergeleitet und dort archiviert. Die originäre E-Mail wird an das entsprechende Postfach des Empfängers versendet. Somit ist der Archivierungsprozess bereits abgeschlossen.

Jeder Benutzer erhält Zugriff auf sein E-Mail-Archiv. Dies kann über einen passwortgeschützten Zugang via Webbrowser oder alternativ über ein Outlook-Add-In erfolgen.

Sie können individuell definieren, wie lange die E-Mails vorgehalten werden sollen, bevor das System die E-Mails automatisch verwirft. Ebenso können Sie die Zugriffsrechte und -möglichkeiten festlegen.

Mit nubo.mailarchive erfüllen Sie die Anforderungen im Umgang mit E-Mails nach GoBD, wie zum Beispiel: 

• E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
• Dateianhänge sind im Original aufzubewahren 
• E-Mails sind unverändert zu archivieren
• Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren